洛杉矶（路透社）-（作者是路透社专栏作家。所表达的意见是她自己的。）我不做新年决议。相反，我决定在每个税收季节都更好地处理我的文书工作-结果好坏参半。今年，我求助于三位注册会计师，以了解他们使用什么应用程序，软件和策略来跟踪所有事情。
芝加哥CPA和个人财务专家Kelley Long尝试生成尽可能少的文书工作，而是选择电子记录。
“ IRS接受电子记录，”芝加哥Financial Finesse的常驻财务顾问Long说。“无需保留纸张。那就是他们现代的一件事。”
Long在她的计算机桌面上保留了一个文件夹，用于存放当年的税收文件。如果文档以纸质形式送达她，她会对其进行扫描，然后将其保存在文件夹中并切碎原件。她通过选择“打印”功能，然后“另存为PDF”，将记录慈善捐款和其他与税收有关的费用的电子邮件转换为PDF文件。
Long保存了她的日历副本，以帮助确认与业务相关的差旅，会议和其他费用。年底，她将银行对帐单和信用卡对帐单下载到该文件夹中。
银行和经纪人必须将这些记录至少保留六年-最长的人可能需要它们进行IRS审核。但是某些金融机构对访问较旧的报表收取费用，并且并非所有的信用卡公司都可以随时提供这些文件，因此Long选择了每年一次的下载。
即使是纳税人，只要坚持用纸，也应开始扫描收据，因为墨水会迅速褪色，使它们在审核中变得毫无用处。她说，每张收据上都标有相关信息，例如出席人员和讨论的内容，例如“谁，什么，什么地方，什么时候，为什么”。然后，她将其扫描到系统中并切碎原件。
最后，Long维护了一个电子表格，在其中记录了每笔与业务相关的费用。Quicken或QuickBooks之类的软件可以执行类似的功能，但她更喜欢电子表格的简单性。她还拥有手机上的Expensify应用程序，可随时随地记录收据和其他与业务相关的费用。
Long使用外部硬盘备份她的记录，但为希望基于云的服务的人建议使用DropBox或Syncplicity等服务，以允许他们从不同的位置和设备访问其记录。
ShoeBox是另一个可以帮助人们将税收记录保持在一起的应用程序。弗吉尼亚州布莱克斯堡的注册会计师克莱尔·莱维森（Clare Levison）警告说，不要花太多时间尝试不同的应用程序，尤其是在学习曲线陡峭的情况下。
“如果不是那么容易，那么它就无法实现目标。”《节俭的便宜》一书的作者莱维森说：如何减少支出，节省更多并改善生活。“您需要提供一个适用于您的系统，这样可以节省您的时间，并且您可以定期使用该系统。”
Levison使用闪存驱动器和Microsoft Cloud进行备份，而圣地亚哥的CPA Leonard Wright建议Box作为DropBox的更安全替代品。
赖特（Wright）曾通过美国国税局（IRS）连续四次审核幸免于难的一个应用程序就是MileIQ，它可以根据手机的GPS自动跟踪您行驶的里程。每次旅行都分别显示在应用程序中，用户只需向左或向右滑动即可将每一个旅行分类为商务或个人。
“我们都很忙，而您却忘了跟踪您走到哪里，”怀特说，他是一名个人理财专家，通常担任Northwestern Mutual的财务顾问，每年驾驶超过70,000英里。“这为您做到了。毫不费力。”
Levison说，如果没有审核，人们真正需要保持身体形态的唯一记录就是那些麻烦的替换记录，并且可能需要原始记录，例如出生，死亡和结婚证书。
否则，寻找用数字副本代替纸张的方法，并尽可能选择电子对账单和收据。
莱维森说：“我喜欢那张纸永远不会生成。”“这样一来，您不必担心以后要照顾它。”
